登録支援機関を変更するには？支援を途切れさせない引継ぎチェックリスト

特定技能1号を雇用する企業の方へ

登録支援機関を変更するときは、解約の連絡をする前に、今の契約と新しい支援体制を確認します。旧機関の支援終了と新機関の支援開始をつなぎ、届出までの担当と期限を決めることが大切です。

この記事は、雇用先を変えず、特定技能1号の支援を全部委託する登録支援機関を別の機関へ切り替える会社向けです。外国人本人の転職、支援機関自身の名称変更、自社支援への切替えは、それぞれ確認する条件が異なります。

契約と切替日を、先にそろえる

解約予告の期間や通知方法、最終月の料金、前払金の扱いは契約書で確認します。「どの機関でも1か月前に言えばよい」と決めつけないでください。分からない条項は、旧機関へ書面で確認し、解釈に争いがある場合は法律の専門家へ相談します。

新しい機関とは、対応言語、訪問先、連絡方法、担当者が不在のときの窓口を確かめます。希望する開始日だけでなく、引継ぎを受けられる日と、実際に支援を担える日を分けて確認しましょう。

旧支援の最終日と新支援の初日を日付で並べ、その間の相談・緊急対応を誰が受けるかまで決めます。契約の締結日、支援開始日、旧契約の終了日は同じとは限りません。日付を一つの「変更日」にまとめないことが、届出漏れの予防にもなります。

記録だけでなく、次の対応を引き継ぐ

書類を一括で渡して終わりにせず、「今も対応中のこと」「次に行うこと」「誰が確認するか」を整理します。例えば住居の相談が続いていれば、これまでの経緯に加え、次の連絡日と連絡先を確認します。

• 支援の予定：支援計画、実施済みの支援、次の面談などの予定。
• 手続の状況：在留期限、申請中の手続、必要な届出と提出控えの所在。
• 継続する相談：解決したこと、残っていること、本人が希望する対応。
• 連絡先：本人が理解できる言語、通常・緊急時の窓口、会社の担当。

個人情報は、引継ぎに必要な範囲と取扱いを確認し、安全な方法で受け渡します。比較検討の段階で、複数の候補先へ在留カード画像や相談記録をまとめて送る必要はありません。本人への説明や同意が必要かも、情報の内容に応じて確認します。

新しい窓口は、本人が理解できる言葉で説明することをおすすめします。「誰に、どんなとき、どう連絡するか」を本人から言い返してもらうと、紙を渡すだけでは分からない行き違いに気付けます。

届出は「契約」と「支援計画」を分けて確認する

入管庁は、委託先の変更を、支援計画変更と支援委託契約の届出の両方に関係する事項として案内しています。会社の担当者が、旧契約の終了・新契約の締結・支援計画の変更をそれぞれ確認してください。

届出者は、受入企業である「特定技能所属機関」です。支援を委託していても、登録支援機関が会社の代わりにこの随時届出を行うことはできないと、入管庁は案内しています。在留申請の取次と混同せず、社内の提出担当と提出控えの保管先を決めてください。入管庁の随時届出・提出者の説明

公式案内では、電子届出、窓口、郵送の方法が示されています。電子届出には事前の利用者登録が必要です。方法を決めたら、公式ページから提出資料一覧表（支援計画変更・委託契約・基準不適合）を開き、提出時点の最新版と該当する欄を確認してください。日付や添付資料の扱いに迷う場合は、期限前に管轄の入管へ確かめましょう。

担当・期限・完了の証拠を残す引継ぎ表

各欄に、担当者、日付、確かめた書面や連絡記録を記入します。未確認の欄には、確認する相手と次に連絡する日を書いてください。以下は実務上の確認例で、法定書類の一律の一覧ではありません。

この欄は送信・保存されません。ページを離れると入力が失われることがあります。必要な内容は社内文書へ転記し、公開ページには氏名・在留カード番号・健康情報などを入力しないでください。

よくある迷い

何日あれば切り替えられますか？

契約の予告期間と、引継ぎ内容によって変わります。希望日だけで解約を進めず、契約書、新しい機関の受託可否、本人への説明、手続中の案件を照合して日程を決めましょう。

月額が安くなれば、全体の費用も下がりますか？

月額だけでは判断できません。旧契約の精算、新契約の課金開始日、一時費用、別料金の作業を同じ期間と支援範囲で比べます。当社への依頼条件も個別に確認します。建設企業向けの料金案内は支援費用・更新・切替費用の記事をご覧ください。掲載日と適用条件もあわせて確認してください。